Dokumentenmanagement Beratung/Consulting

Jedes Unternehmen, ob klein, mittelständisch oder international agierend, ob Behörde oder Verwaltung, alle produzieren Dokumente in unterschiedlicher Form. Das sind beispielsweise: Rechnungen, Aufträge, Verträge, Lieferscheine oder allgemeiner Schriftverkehr. Dokumente in Papierform sind jedoch kostenintensiv und die Haltung von Papier Archiven mit Ordnern und Mappen benötigen umfangreiche Lagerkapazitäten. Mit der Einführung eines Dokumentenmanagement-Systems und der der damit verbundenen Digitalisierung von Dokumenten, können sowohl Kosten als auch Lagerkapazitäten eingespart werden. Ein weiterer Grund, ein Dokumentenmanagement-System (DMS) einzuführen, ist die Zeitersparnis für das lange Suchen im Archiv. Daher ist ein digitales Archiv, in welchem jeglicher Schriftverkehr mit Hilfe eines DMS logisch strukturiert abgelegt werden kann, die beste Lösung. Den Wunsch nach einem papierlosen Office kann ein Dokumentenmanagement System erfüllen.

Je nach Ausrichtung des Unternehmens, ist ein DMS mehr oder weniger umfangreich. Damit ein Unternehmen das richtige System auswählen kann, bedarf es einer umfangreichen Dokumentenmanagement Beratung. In einem Unternehmen gibt es z.B. Ingenieure, die ihre Entwürfe und fertig gestellten Projekte in einem CAD System ablegen. Weitere Beispiele könnten auch sein: eine Musterabteilung mit Material-Ein-/Ausgang, Personalabteilungen, eine Finanzbuchhaltung, Rechts- oder Vertragsabteilungen. Sie alle benötigen in dem Archiv einen Platz für diese Dokumente, Projekte und Muster. So benötigt die Rechtsabteilung Zugriff auf die Verträge oder die Musterabteilung muss eine Zeichnung aus dem CAD Archiv abrufen können. Es müssen also Schnittstellen für alle diese Verbindungen geschaffen werden.

Beim Dokumentenmanagement Consulting wird ermittelt, wie viel Abteilungen das Unternehmen hat, wer auf welche Dokumente Zugriff haben muss und wie diese Abteilungen untereinander verbunden werden sollen. Dabei spielt es auch eine Rolle, dass bei der Dokumentenmanagement Beratung nicht nur fachspezifische Kenntnisse zum Tragen kommen, sondern auch Branchenwissen. Denn Dokumente, wie Verträge oder Rechnungen, müssen auch den rechtlichen Grundlagen entsprechen. Also geschützt und sicher, über einem vom Gesetz vorgeschriebenen Zeitraum, aufbewahrt werden.

Eine Grundvoraussetzung ist es, dass bei der Dokumentenmanagement-Beratung exakt geklärt werden muss, was das System können soll und was von ihm erwartet wird. Wenn bei der Analyse und der darauf folgenden Konzeption die entsprechenden Punkte nicht sorgfältig durchgesprochen werden oder Informationen des Unternehmens fehlen, sind die Risiken, die daraus entstehen können, immens.